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レポート

2018.10.16 パフォーマンスが上がる働き方のために、当たり前を疑って、トライする

ヤフーでは、これまでも先進的な制度改革に取り組まれてきました。

弊社はヤフー向けに2018年2、3月に会議の生産性向上ワークショップを全2回開催し、社内会議の効率化・高度化を支援しました。

ワークショップの内容は、1回目:「減らす」「強くする」、2回目:「変える」の形式で行いました。

今回は、ヤフーの働き方改革推進の古藤様に、働き方改革を爆速で進める方法や、これからの取り組みについてお話を伺いました。

上記写真

右:古藤 遼様 コーポレートグループ PD統括本部 カンパニーPD本部 PD企画部 働き方改革推進

左:懸山 聡 株式会社チェンジ 人材開発事業 統括ゼネラルマネジャー

 

社員が自分で変わっていくために、トライできる環境を用意する

働き方改革はいつから取り組み始めたのでしょうか?

働き方改革は2012年から実施しており、「爆速」をキーワードに変化の激しいIT業界でスピードを速める経営をしています。更に転機となったのは、東京本社の移転に合わせ、「フリーアドレス制」の導入や、社外の方も利用できる「コワーキングスペース」を新設するという変化・イノベーションを起こす取り組みをしました。

今は変わりましたが、当時は行動規範である「ヤフーバリュー」として4つのバリュー:「課題解決って、楽しい」「爆速って、楽しい」「フォーカスって、楽しい」「ワイルドって、楽しい」を定義しました。この行動規範により、社員が前向きに楽しく、問題解決して働く姿勢を持って改革が進んでいきました。

 

当時はどのようなことに気をつけて進められたのでしょうか?

各事業部に社内広報担当をおいて、周囲に理解や共感を持ってもらいつつ変えていきました。また、人事も社員にバリューを説明し、なぜ変わらないといけないのかを丁寧に説明して進めました。

 

 

変化するためにはどのような環境が必要でしょうか?

オフィス内の環境、そしてツール、ルールの3つを変える必要があります。

そもそも昔は、既存サービスの磨きこみで会社は成長できました。その時はオフィスの机の配置も組織の形を現し、今までのやり方に固執して、決められた中で活動して思考停止に陥りやすい状態だったと思います。

ですが、世の中は変わり、どんどん変化しています。だからこそ、我々は社員に自由を提供し、少しずつやり方を変えて、どんどん効率化できることを増やして、変化したことが目的とつながったという体験をして欲しいのです。

社員が自分で変わっていくために、トライできる環境を用意することが大切だと思います。

 

 

会議の時間を可視化して、数字感覚を持つようにする

 

どうして会議の生産性向上に取り組まれたのでしょうか?

働き方改革とは、日々の働きを変えていくことです。

効率化には、プロセス改革と非プロセス改革の2つがあると考えています。

例えばプロセス改革では、業務フローの再構築があります。非プロセス改革では資料作成の際も全部できてから上長に見せに行くのではなく、作成途中で上長に相談しにいくことで時間を短くすることができます。

その非プロセス改革の中でも今回は、会議の改革に着手しました。前から弊社にも、会議七か条の紙が貼り出されていましたが、貼ってあるだけだったので、マインドチェンジするために、今回会議のワークショップを実施しました。

社員にはちょっとした行動様式を変えることで無駄を省いて、残業を減らして、ライフ(仕事以外のこと)に時間を使えるようになって欲しいです。

 

ワークショップの効果はどのようなことで感じたのでしょうか?

私個人の話ではありますが、会議の時間を見直すことで解決のスピードが上がりました。

今回のワークショップでは、「毎週定例で行っている会議をoutlookから消してください」と言われて、初めは心配になりました。が、いざ減らしてみたらほとんどトラブルはなく、少し開放された感じもあり、「この時間があったら作業ができるな」と目線が上がりました。

そして次に、習慣となっていた毎日30分の朝会を全て予定から消しました。1週間で30分×5日間、計2時間半減らすことが出来ました。

おかげで、周りからミーティングがなく手が空いているように見えたのか、私への相談依頼が多く入り、新たな会議の予定が入りましたが、(相談依頼される人の)予定を先延ばしにするよりは、解決するまで時間も早くなったのだとポジティブに捉えています。

また弊社ではMicrosoft Office365のサービスである「My Analytics」を使って一人ひとりの会議時間を計測し、可視化するトライアルを一部の社員に対して実施しました。

私の場合、(2018年6月当時)予定では、週25時間の会議が入っています。ワークショップ後は10時間まで減らしたはずなのに増えてきてしまったので、また減らすように見直さなければならないですね。

会議時間の数字感覚を持っている人は少ないので、引き続き計測していきたいです。

当たり前を疑って、トライする組織でありたい

 

今後、ヤフーではどのような改革を進めるのでしょうか?

チェンジリーダーという役割を役職者に担ってもらい、組織ごとに働き方改革のことを考えていただくような体制を推進しようと考えています。全社で統一的な働き方改革の施策だけではなく、現場発信での活動が推進して欲しいという考えからこの体制をとっています。この後は、この現場から変わっていく活動をサポートしていきたいです。

 

どのようなゴールを描いているのでしょうか?

当たり前を疑って、トライする組織でありたいと思っています。働き方改革は、何が正解か分からないからこそ、とりあえずやってみて、検証して、行動し続けていけば次の変化にもすぐに対応できるので。最終的には、働き方改革チームのような組織がなくても、それぞれの組織で自立的に働き方改革が推進される状態になると良いと思っています。

 

【編集後記】

今回の古藤様へのインタビューを通して、社員を巻き込んで細かくプロセス改革を進めることで、爆速で問題解決して働く姿勢を醸成していることが伺えました。

社員に自由を与え、トライできる環境を用意することで、自ら変化を楽しむ文化は大変参考になり、理想的な環境づくりを実現されている姿に感銘を受けました。

貴重なお時間をいただき、ご丁寧にお答えいただきましたことに心より感謝申し上げます。どうもありがとうございました。